Tri des archives plus long que ce que le devis laissait entendre. On nous a bien rappelé les durées de conservation à respecter, comptable et social notamment, mais la partie numérisation a été renvoyée à un autre prestataire sans qu’on nous prévienne au départ.
Transfert d’archives d’entreprise à Lyon
Vos archives pèsent lourd dans le volume de votre déménagement d’entreprise. Nous vous aidons à préparer ce lot par un tri, avant de savoir ce qui doit vraiment être conservé, ce qui peut être numérisé, et ce qui peut être détruit.
Ce que ça change
Ce que couvre le transfert d’archives
- Nous transportons vos cartons d’archives dans des contenants dédiés et numérotés : ce lot voyage séparément du reste
- Nous vous orientons vers un simulateur officiel pour connaître la durée de conservation d’un document
- Nous repérons avec vous ce qui peut être numérisé plutôt que réarchivé physiquement
- Nous organisons la destruction sécurisée des documents dont la durée légale est dépassée (par un prestataire spécialisé)
Le transfert d’archives d’entreprise pèse souvent plus lourd que prévu dans le volume total : un tri avant transport change directement le chiffrage.
Compris dans cette prestation
- Transport de cartons d’archives en contenants dédiés, numérotés
- Orientation vers le simulateur officiel de durée de conservation
- Repérage de ce qui peut être numérisé
- Orientation vers un prestataire de destruction sécurisée si besoin
Ce qui n’est pas compris
- La numérisation elle-même (relève d’un prestataire spécialisé, orientation seulement)
- La décision de conserver ou détruire un document précis (relève de l’entreprise, avec son expert-comptable si besoin)
Budget
Ce qui fait varier le devis
- Le volume de cartons à transférer
- La part destinée à la numérisation plutôt qu’au transport physique
- La part dont la durée légale est dépassée et qui part en destruction
Aucun montant n’est publié ici : votre devis dépend de notre visite technique et de votre projet, pas d’un tarif générique.
Cas type
Un exemple courant
Tri des cartons d’archives avant transport : ce qui dépasse la durée légale part en destruction confidentielle, une partie est numérisée, le reste est rangé dans la nouvelle salle d’archives par année.
Ce cas type illustre une situation courante ; il ne rend compte d’aucun chantier ni d’aucune entreprise en particulier.
Une situation proche de la vôtre ?
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Comment se prépare le transfert d’archives
01
Cahier des charges
Vous précisez le volume, les contraintes d’accès et le degré de criticité de ce lot.
02
Visite technique
Nous évaluons sur place ce qui doit être démonté, protégé ou traité à part.
03
Devis chiffré
Un chiffrage propre à ce lot, distinct du reste du transfert.
04
Exécution et remise en service
Le lot est traité selon le rétroplanning fixé avec le reste du transfert.
Où nous intervenons pour cette prestation
Archives : communes couvertes
Avant de signer
Ce que la visite technique change
Pour un déménagement d’entreprise, une visite technique des locaux précède en général le devis chiffré, à la différence d’un déménagement de particulier parfois estimé par téléphone. Elle permet d’évaluer précisément le volume réel, les contraintes d’accès (ascenseur, gabarit des portes, stationnement) et la complexité de ce lot précis avant d’engager un montant.
Un cahier des charges écrit en amont, même sommaire, rend cette visite plus utile : nous savons déjà ce que nous devons chiffrer, et le rendez-vous sert à vérifier sur place plutôt qu’à tout découvrir.
Qui prend en charge ce lot
Nous traitons le transfert d’archives dans toute la zone
Nous traitons le transfert d’archives avec la même méthode à Lyon comme dans le reste de la métropole lyonnaise, quelle que soit la commune de départ ou d’arrivée.
Avis
Avis sur cette prestation
Nous avons profité du transfert pour faire le tri dans quinze ans d’archives. Ce qui dépassait les durées légales est parti en destruction confidentielle avec un certificat, le reste a été rangé dans les nouveaux locaux par année.
Numérisation d’une partie des dossiers fournisseurs avant le transfert, indexation des boîtes restantes dans la nouvelle salle d’archives. On retrouve un document en deux minutes là où il en fallait vingt.
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Questions fréquentes
À propos du transfert d’archives
Combien de temps faut-il garder ses documents comptables et sociaux ?
Les ordres de grandeur les plus cités sont dix ans pour vos documents comptables, six ans pour vos documents fiscaux et cinq ans pour vos documents sociaux après le départ d’un salarié, mais la durée exacte dépend du document précis. Le simulateur officiel de service-public.fr vous donne la réponse document par document.
Un déménagement est-il un bon moment pour faire du tri dans les archives ?
C’est souvent le seul moment où vos archives sortent physiquement de leur rangement habituel, donc oui : trier avant de tout réemballer vous évite de transporter des cartons qui auraient pu être détruits ou numérisés.
La numérisation remplace-t-elle l’original pour la durée légale de conservation ?
Cela dépend du type de document et du format retenu : certains documents peuvent être conservés sous forme numérique, d’autres non. Le simulateur officiel de service-public.fr précise ce point document par document ; en cas de doute sur un document sensible, l’avis de votre expert-comptable reste le plus sûr.
Cahier des charges