Plan d’implantation : préparer l’arrivée avant le départ

Votre transfert de locaux se passe rarement bien s’il commence par le départ : il commence par une réponse claire à une question simple, où va chaque chose dans vos nouveaux locaux.

Le cahier des charges, socle du plan

La norme professionnelle NF X 50-815, initiée par la profession du déménagement, nous sert justement de méthode pour préparer ce document avec vous : description de votre entreprise, locaux de départ et d’arrivée, désignation d’un chef de projet interne, période souhaitée. Elle facilite aussi notre visite préalable, où nous définissons nos solutions techniques à partir de vos informations.

Ce que le plan d’implantation doit trancher avant le jour J

• Quel service ou quelle équipe occupe quel espace dans vos nouveaux locaux
• Quel mobilier vous réemployez tel quel, lequel change de configuration
• Où vous installez les postes qui dépendent du réseau informatique, y compris pour des locaux d’activité comme à Givors
• Où vous rangez les archives conservées, à quelle fréquence d’accès

Pourquoi le préparer avant, pas pendant

Un mobilier remonté au hasard, puis redéplacé une semaine plus tard parce que la configuration ne vous convenait pas, vous coûte plus cher en temps qu’un plan d’implantation discuté en amont avec vos équipes. C’est aussi ce plan qui nous permet de savoir dans quel ordre décharger votre camion.

Un document vivant jusqu’au dernier moment

Votre plan d’implantation peut évoluer jusqu’à la visite technique, voire un peu après : ce qui compte, c’est qu’il existe une version de travail avant que nous établissions votre devis, pour que le chiffrage corresponde à la réalité de vos nouveaux locaux.

Un plan qui change encore la veille du déménagement n’est pas un problème en soi : c’est la version que vous nous transmettez au moment du devis qui sert de référence au chiffrage, pas votre première esquisse. Nous prévenir d’un changement important reste plus utile qu’un plan figé trop tôt et jamais mis à jour.