Archives d’entreprise : ce qui se transporte, ce qui se numérise, ce qui se détruit

Votre déménagement d’entreprise est souvent le seul moment où vos archives sortent physiquement de leur rangement habituel. C’est l’occasion de les trier, plutôt que de tout réemballer sans distinction.

Combien de temps garder un document

Il existe un simulateur officiel gratuit, sur service-public.gouv.fr, qui vous donne document par document la durée légale minimale de conservation pour un professionnel. Les ordres de grandeur les plus cités par les guides juridiques et comptables sont les suivants : documents comptables, dix ans ; documents fiscaux, six ans ; documents sociaux comme vos contrats de travail et vos bulletins de paie, cinq ans après le départ du salarié ; actes relatifs à des biens immobiliers, jusqu’à trente ans.

Ces chiffres restent des ordres de grandeur : le simulateur officiel liste de très nombreux types de documents avec des durées qui varient selon la nature exacte du document et votre statut d’entreprise. Pour votre cas précis, mieux vaut vérifier document par document que vous fier à un tableau générique.

Trier avant de transporter

Trois destins possibles pour chacun de vos cartons d’archives : repartir tel quel dans vos nouveaux locaux, être numérisé pour libérer de l’espace physique, ou être détruit si la durée légale est dépassée. Faire ce tri avant votre déménagement vous évite de payer le transport, puis le stockage, de documents qui auraient pu être détruits.

La numérisation ne remplace pas toujours l’original

Selon le type de document et le format retenu, la version numérique peut ou non se substituer à l’original pour la durée légale de conservation. Là encore, le simulateur officiel précise le point document par document ; pour un document sensible, l’avis de votre expert-comptable reste le plus sûr.